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Secretaría de Educación de Piedecuesta

SISTEMAS DE INFORMACION

Sistema de Información de Atención al Ciudadano: La Secretaría en el mes de Mayo se radicado 0 requerimientos con una oportunidad en la respuesta del 0 %.Con un nivel de uso del SAC Bajo, Empezaron a radicar requerimientos a partir del mes de Junio de 2010. Por lo tanto no existe estadística de esta Secretaria de Educación.

Sistema de Información de Recursos Humanos: El municipio de Piedecuesta, certificado en el año de 2009, ingreso al proyecto de modernización en el mes de Noviembre del año 2009. En la actualidad se encuentra en proceso de término de la implantación y se está gestionando su paso a producción. Actualmente está liquidando la nómina para Docentes y Administrativos conforme a la planta viabilizada. Se encuentran capacitados los usuarios finales en todos los módulos que componen el Sistema.

Nivel de uso del sistema humano: Administración y Seguridad 22%, Bienestar Social 0%, Compensación y Laborales 56%, Evaluación del Desempeño 36%, Estructura Organizacional 43%, Escalafón Docente 100%, Planta y Personal 50%, Salud Ocupacional 7%, Selección de Persona 14%, Salud y Seguridad 0%.

Sistema de Información de Gestión y control Financiero SGCF: Se realiza la visita a la secretaría de Educación del 3 al 5 de Mayo de 2010, posteriormente se realiza la implementación del SGCF en Bogotá del 1 al 05 de Junio en donde se realizó la Capacitación a funcionarios financieros 2 en total, sobre los beneficios y usos de los aplicativos. Aunque es una SE recientemente implementada, han subido la información al mes de MARZO/2010

Aspecto a destacar: SE con buena disposición para la adopción del Sistema, líderes financieros comprometidos

Sistema de Información de Gestión de Calidad Educativa SIGCE: Desde el proyecto de implementación del sistema de información de gestión de la calidad educativa SIGCE, el 12 de Marzo se llevará a cabo la jornada para el levantamiento de información requerida por el sistema. . En este momento estamos en el proceso de migración de la información que los establecimientos convocados han hecho llegar a la firma implantadora. Del 26 al 30 de abril se llevó a cabo la capacitación en el manejo del sistema, a dos funcionarios de la secretaría de educación.

Dotación de computadores: En la Secretaría de Educación de Piedecuesta se realizó la entrega de 12 equipos para los funcionarios de la secretaría.


PROCESOS

Se encuentra en ejecución. Estas Secretarías hacia parte del concurso de méritos CM-MEM-21-09, adjudicado a la Firma PROES S.A., mediante el contrato 033 de 2009, en el que se implantaran seis macroprocesos

1. A. Gestión estratégica de la Secretaría de Educación

2. C. Gestión de la cobertura del servicio educativo

3. H. Gestión del talento humano

4. D. Gestión de la calidad del servicio educativo en educación pre-escolar, básica y media

5. E. Atención al ciudadano

6. F. Gestión de Inspección y vigilancia de los establecimientos educativos

De forma paralela se trabajaran los componentes de Gente y Cultura con la implementación de una estrategia de intervención, una de manejo del cambio y un plan de acompañamiento. Así como la implementación de la metodología de las 5'S.

El proyecto se inició en las Secretaría el 23 de marzo y está programado para terminarse en el mes de agosto de 2010.

El proyecto está dividido en dos fases y seis etapas:

1. FASE 1 DE PREPARACIÓN

a. Etapa 1: Preparación de la firma

b. Etapa 2: Preparación con el Ministerio

c. Etapa 3: Preparación con las Secretarías.

i. Lanzamiento del proyecto

ii. Diagnóstico de procesos

iii. Inventario de actividades de modernización

iv. Percepción de la satisfacción del cliente externo

v. Estrategia de intervención

vi. Implantación metodología de las 5'S

2. FASE DE 2 TRABAJO POR PROCESOS

a. Etapa 4: Capacitación e Implementación de procesos

i. Capacitación e implementación de procesos

ii. Primera auditoría

iii. Estrategia de intervención

iv. Estrategia de manejo del cambio

v. Plan de acompañamiento

vi. Implantación metodología de las 5'S

b. Etapa 5: Mejoramiento continuo

i. Segunda auditoría de procesos

ii. Plan de mejoramiento continuo

iii. Estrategia de intervención

iv. Implantación metodología de las 5'S

c. Etapa 6: Cierre del proyecto

Estructura: Se desarrollará en el próximo mes de Julio, sesiones de trabajo sobre la metodología para el desarrollo de una propuesta de estructura para la secretaría de educación.

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SAC

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Secretaría de Educación de Quibdo

Secretaría de Educación de Quibdo

 SISTEMAS DE INFORMACION

Sistema de Información de Atención al Cuidadano SAC:La Secretaría en el mes de mayo radicó 311 requerimientos con una oportunidad en la respuesta del 80 %

Sistemas de Información de Recursos Humanos:El municipio de Quibdó inicio a la par con el departamento de Chocó, y su base de datos se conformó de acuerdo con las actas de certificación firmadas por Gobernador de Chocó y Alcalde de Quibdó. Se han capacitado 9 funcionarios de la Secretaría de Educación municipal con 160 horas totales de formación. Se han realizado tres vistas de acompañamiento y asesoría en la apropiación del sistema.

La Secretaría ha mantenido adecuadas prácticas en el uso del Sistema de Información de Gestión de Recursos Humanos, destacándose por realizar procesos internos de capacitación y asegurar empalmes de funcionarios ante rotación de personal.

Secretaria Municipal de Neiva inició el proceso de pago de la nómina con el Sistema Humano en el mes de Enero de 2009. Para el manejo del Sistema han sido capacitados 7 funcionarios de la Secretaria, con un total de horas de formación de 164. Se realizó por parte de la firma 1 visita de acompañamiento y asistencia en el mes de Abril de 2010.

Sistema de Información de Gestión y control Financiero SGCF: Se realizará la implementación del SGCF en Bogotá del 15 al 19 de Junio, en donde se realizará la Capacitación a funcionarios financieros 3 en total, sobre los beneficios y usos de los aplicativos. Cargue de información – A la fecha se encuentra a Enero/2010 y revisando por parte de la SE la consistencia de la información del mes de de febrero /2010, por encontrar errores durante el proceso de capacitación

Sistema de Información de Gestión de Calidad Educativa SIGCE:Desde el proyecto de implementación del sistema de información de gestión de la calidad educativa SIGCE, el 5 de Marzo se llevó a cabo la jornada para el levantamiento de información requerida por el sistema. En este momento estamos en el proceso de migración de la información que los establecimientos convocados han hecho llegar a la firma implantadora. Del 19 al 23 de abril se llevó a cabo la capacitación en el manejo del sistema, a dos funcionarios de la secretaría de educación.


IMPLEMENTACION DE PROCESOS

Diagnóstico, Diseño e Implementación de Procesos: Se implantaron siete macro procesos

A. Gestión Estratégica

C. Gestión de la cobertura del servicio educativo

D. Gestión de la calidad del servicio educativo en educación preescolar, básica y media E. Atención al ciudadano

F. Gestión de la inspección y vigilancia

H. Gestión del talento humano

L. Gestión de la tecnología informática

Aspectos relevantes ocurrió durante la ejecución del proyecto:

El proyecto NO presentó dificultades que impactaran de manera considerable la ejecución de las actividades, se pudo evidenciar la participación de los servidores en las actividades programadas y si bien se ha tenido que reprogramar talleres relacionados con la administración del cambio, las nuevas fechas fueron cumplidas por la Secretaría. Sin embargo el proceso de atención al ciudadano está limitado al uso de la herramienta SAC, y el subproceso E01.01 Atender, direccionar y hacer seguimiento a solicitudes, no tiene dispuestos los requerimientos necesarios para atender y direccionar a la comunidad educativa que llega a las instalaciones de la Secretaría. En general la Secretaría (en cabeza de la señora Secretaria y la Gerente de Modernización) apoyó y fue muy receptiva en la implantación de procesos y las demás actividades ejecutadas.

Estructura:La Secretaría de Educación se encuentra en la etapa de documentación en la cual se adelanta la recopilación de los actos administrativos sobre la organización administrativa del municipio.


GENTE Y CULTURA

La Secretaría fue objeto del proyecto de acompañamiento organizacional en el cual se buscó desarrollar Proyectos Específicos de Mejora y cultura del mejoramiento y la calidad.

Se recomienda que el Secretario de Educación esté realizando monitoreo de los Proyectos de Mejora Continua que se están implementando en cada uno de los grupos de trabajo, los cuales ayudan la apropiación de los procesos y el fortalecimiento de una cultura de calidad.


ORGANIZACION DE HISTORIAS LABORALES

Se contrató por parte del Ministerio de Educación, la organización 1712 historias laborales. La firma organizó 1650 historias laborales, debidamente ordenadas cronológicamente en un solo expediente, foliadas, con cambio de carpeta y gancho si lo requería y rotuladas según el Pliego de Condiciones. El acta de entrega final y cierre de proyecto se firmó 19 de mayo de 2009 por la Gerente de Modernización Enith Mena Mayo. Se espera que la Secretaría de Educación mantenga la organización de historias laborales a través de la metodología con la que la firma capacitación a funcionarios de la Secretaría de Educación.

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Secretaría de Educación de Palmira

Secretaría de Educación de Palmira

SISTEMAS DE INFORMACION

Sistema de Información de Atención al Ciudadano: La Secretaría en el mes de Mayo radicó 1 requerimientos con una oportunidad en la respuesta del 0%, con un nivel de uso del SAC bajo.

Sistema de información de Recursos Humanos: El municipio de Palmira implementó el Sistema de Información de Gestión de Recursos Humanos en el mes de agosto de 2008. Con bastantes dificultades en la conformación del equipo de trabajo de la Secretaría. Han sufrido procesos de rotación de personal que han afectado el uso y apropiación del Sistema de Información.

Se han realizado seis visitas de asistencia técnica en sitio, sin embardo durante estas y debido a la rotación de personal se ha trabajado en el procesamiento de la nómina correspondiente al mes de la visita con el fin de evitar problemas y posibles ceses de actividades docentes.

Sistema de Información de Gestión y control Financiero SGCF: Se realiza la implementación del SGCF en Bogotá del 5 al 9 de abril, en donde se realizó la Capacitación a funcionarios financieros 2 en total, sobre los beneficios y usos de los aplicativos. Incumplimiento en la actualización de los periodos siguientes- Atraso de MARZO, ABRIL Y MAYO - 3 meses)

El Señor Secretario recibió entrenamiento y se comprometió con el proceso.

Sistema de Información de Gestión de Calidad Educativa SIGCE: Desde el proyecto de implementación del sistema de información de gestión de la calidad educativa SIGCE, el 1 de Marzo se llevó a cabo la jornada para el levantamiento de información requerida por el sistema. En este momento estamos en el proceso de migración de la información que los establecimientos convocados han hecho llegar a la firma implantadora. Del 12 al 16 de abril se llevó a cabo la capacitación en el manejo del sistema, a dos funcionarios de la secretaría de educación.

Dotación de computadores: en la Secretaría de Educación de Palmira se han realizado 3 entregas de equipos de la siguiente manera, en una primera entrega 3 equipos, una segunda entrega cinco (5) equipos y una tercera entrega seis (6) equipos, para un total de 14 equipos entregados para la secretaría de educación.

Procesos:

Se realizó en dos etapas. En la primera se implantaron cuatro macroprocesos

C. Gestión de la cobertura del servicio educativo

E. Atención al ciudadano

H. Gestión del talento humano

J. Gestión financiera.

En la segunda etapa se están implantados dos procesos:

D. Gestión de la calidad del servicio educativo en educación preescolar, básica y media F. Gestión de la inspección y vigilancia

Fecha de cierre del proyecto: La segunda etapa se finalizó el 19 de noviembre de 2009

Aspectos relevantes ocurrió durante la ejecución del proyecto.

La infraestructura de la Secretaría es crítica, no tiene implementado el SAC y el macroproceso de inspección y vigilancia depende el Ente Territorial.

La Secretaría de Educación dio continuidad al grupo de servidores para el trabajo de implementación y mejoramiento continuo (Tres servidores para el macroproceso de Inspección y Vigilancia y cuatro para le macroproceso de cobertura)

Como se verificó en la primera visita de seguimiento de la interventoría, la capacitación e implementación se realizó con todos los funcionarios, en el puesto de trabajo y en visitas a instituciones educativas, es de resaltar que las visitas se aprovecharon para ejecutar de manera real actividades de los procesos implantados.

Certificación Nacional de Procesos: La secretaría de Educación de Palmira, en los requisitos de gestión en Calidad se encuentra en un 85%. Mientras que en los requisitos técnicos como: Cobertura se encuentra en un 78%, Talento humano en un 76% y en Atención al Ciudadano en un 1%.

Estructura: La Secretaría de educación se encuentra adelantando la revisión y análisis de las recomendaciones presentadas por el proyecto de modernización.

Gente y Cultura: La Secretaría es objeto del proyecto de Intervención Organizacional, el cual se estará iniciando la primera semana de septiembre. En el proyecto está haciendo énfasis en la apropiación de procesos, sistemas de información, desarrollo de habilidades de gestión y cultura de la calidad y el mejoramiento continuo.

Organización de Historias Laborales: Se contrató por parte del Ministerio de Educación, la organización 1891 historias laborales. La firma organizó 1810 historias laborales, debidamente ordenadas cronológicamente en un solo expediente, foliadas, con cambio de carpeta y gancho si lo requería y rotuladas según el Pliego de Condiciones. El acta de entrega final y cierre de proyecto se firmó el 5 de diciembre de 2008 y fue firmada el Gerente de Modernización Juan Carlos Suarez Soto. Se espera que la Secretaría de Educación mantenga la organización de historias laborales a través de la metodología con la que la firma capacitación a funcionarios de la Secretaría de Educación.

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Secretaría de Educación Zipaquirá

Secretaría de Educación Zipaquirá

SISTEMAS DE INFORMACION

Sistema de Información de Atención al Cuidadano SAC:La Secretaría en el mes de Junio radicó 418 requerimientos con una oportunidad en la respuesta del 61,90 %.con un nivel de uso del SAC medio. Ocupó el puesto No. 72 en el uso del SAC con respecto a las demás SE. Se están radicando mas requerimientos de los mínimos esperados de acuerdo a su Tipología 1 (400). Sin embargo no se están finalizando oportunamente. El líder de atención al Ciudadano de la Secretaria menciona que por problemas de conectividad de internet se dificulta la finalización oportuna. Durante el año se ha mantenido en nivel bajo de uso en SAC.

Sistemas de Información de Recursos Humanos: El municipio de Zipaquirá, certificado en el año de 2009, ingreso al proyecto de modernización en el mes de Enero del año 2010. En la actualidad se encuentra en proceso de término de la implantación y se está gestionando su paso a producción. Actualmente está liquidando la nómina para Docentes y Administrativos conforme a la planta viabilizada. Se encuentran capacitados los usuarios finales en todos los módulos que componen el Sistema. Se relaciona a continuación el nivel de uso de los módulos del Sistema en la Sec Zipaquirá:

  • AH: Administración y Seguridad
  • BS: Bienestar Social
  • CL: Compensación y Laborales
  • ED: Evaluación del Desempeño
  • EO: Estructura Organizacional
  • GE: Escalafón Docente
  • PP: Planta y Personal
  • SO: Salud Ocupacional
  • SP: Selección de Personal
  • SS: Salud y Seguridad

Sistema de Información de Gestión y control Financiero SGCF: Se realizó la visita a la secretaría de Educación del 19 al 21 de Abril de 2010 en donde se realizaron las actividades de Presentación del SGCF, y la Elaboración de la Homologación y levantamiento de información., posteriormente se realiza la implementación del SGCF en Bogotá del 18 al 22 de Mayo, en donde se realizó la Capacitación a funcionarios financieros 2 en total, sobre los beneficios y usos de los aplicativos. Cargue de información – al mes de MARZO de 2010. Visita de Asistencia Técnica: Se realizó visita de asistencia técnica el 6 y 7 de junio de 2010 y se obtuvo la Construcción y cargue de archivos para los meses de Febrero, Marzo y Abril de 2010.

Compromiso: La SE adquirió el compromiso de construir y cargar los archivos correspondientes a los meses de Mayo y Julio a 30 de Julio de 2010.

Sistema de Información de Gestión de Calidad Educativa SIGCE: El proceso de implementación del sistema de información de gestión de la calidad educativa SIGCE, está estructurado en cuatro actividades fundamentales: Sensibilización y diagnóstico: Se llevó a cabo el 17 de Marzo. Levantamiento y migración de información: Está en proceso. Capacitación funcional en Bogotá: Se llevo a cabo en la semana del 26 al 30 de Abril con la asistencia de dos funcionarios de la SE. Capacitación funcional en sitio: No iniciada


IMPLEMENTACION DE PROCESOS

Diagnóstico, Diseño e Implementación de Procesos: La implementación de procesos se ha visto impactada de manera negativa debido a la falta de personal destinado a los procesos. No se cuenta con la disponibilidad de personal para ejecutar actividades de: A02. Formulación y aprobación del plan de desarrollo educativo, A04. Evaluación de resultados, D01. Gestión de la evaluación educativa; H04. Administración de carrera

Certificación Nacional de procesos:La Secretaría de Educación de Zipaquirá no tiene programado el diagnóstico.

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Secretaría de Educación Municipal de Villavicencio

Secretaría de Educación Municipal de Villavicencio

SISTEMA DE INFORMACIÓN

Sistema de Información de Atención al Ciudadano:La Secretaría en el mes de agosto radicó 1348 requerimientos con una oportunidad en la respuesta del 70%

Sistema de información de Recursos Humanos:Esta secretaría de Educación adelantó el proceso de implementación del Sistema de Información de Recursos Humanos en el mes de Febrero de 2008, iniciando con los módulos que apoyan los procesos de Administración de Nómina y Planta de Personal. A mediados de 2008 se realizó la implantación de los módulos restantes, los cuales han sido actualizados por la secretaría, especialmente los módulos que apoyan el proceso de administración de carrera.


PROCESOS

Diagnóstico, Diseño e Implementación de Procesos:La Secretaría de Educación finalizó las etapas de: capacitación, implantación, auditorías, mejoramiento continuo y estructura.


ESTRUCTURA

La Secretaría de Educación cumplió con todas las etapas establecidas en estructura. La asamblea aprobó la estructura con fecha de 27 de agosto de 2009. Actualmente, adelantan proyección de actos administrativos para implementar la estructura adoptadas.


GENTE Y CULTURA

La Secretaría es objeto del proyecto de la etapa de acompañamiento organizacional en la cual se busca desarrollar Proyectos Específicos de Mejora y cultura del mejoramiento y la calidad. El proceso iniciará la última semana de septiembre.


ORGANIZACION DE HISTORIAS LABORALES

Se contrató por parte del Ministerio de Educación, la organización 2641 historias laborales. La firma organizó 2757 historias laborales, debidamente ordenadas cronológicamente en un solo expediente, foliadas, con cambio de carpeta y gancho si lo requería y rotuladas según el Pliego de Condiciones. El acta de entrega final y cierre de proyecto se firmó el 22 de Julio de 2008 de acuerdo al acta de entrega final y cierre del proyecto firmado por la Gerente de Modernización Zahadía Vélez. Se espera que la Secretaría de Educación mantenga la organización de historias laborales a través de la metodología con la que la firma capacitación a funcionarios de la Secretaría de Educación.

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