Dropdown MegaMenu

Abril 2014
D L M X J V S
30 31 1 2 3 4 5
6 7 8 9 10 11 12
13 14 15 16 17 18 19
20 21 22 23 24 25 26
27 28 29 30 1 2 3

Secretaría de Educación Municipal de Soledad

SISTEMA DE INFORMACIÓN

Sistema de Información de Atención al Ciudadano:La Secretaría en el mes de septiembre se han radicado 508 requerimientos con una oportunidad en la respuesta del 84 % para lo cual se evidencia lo siguiente:

1. Las respuestas registradas en el SAC a los requerimientos asignados tienen información, sin embargo es importante que la respuesta registrada a las solicitudes sea completa y clara; adicionalmente los funcionarios pueden hacer uso de la funcionalidad de adjuntar archivo (como la respuesta proyectada) en el momento de dar finalizado a los requerimientos.

2. El líder de Atención al Ciudadano realiza seguimiento a las solicitudes registradas en el SAC a través de los reportes administrativos del sistema.

3. Deben ajustar la parametrizaciòn del SAC de manera que permite una asignación correcta desde el área de Atención al Ciudadano.

4. La Secretaría mejoró en las instalaciones físicas del área de Atención al Ciudadano, cuenta con 5 profesionales para realizar atención personalizada, una orientadora, dos operadoras principales del SAC, permitiendo una mejor atención a la ciudadanía, adicionalmente tienen planeado organizar unidades de Atención al Ciudadano en punto de la ciudad, de manera que puedan realizar orientación y asesoría y así evidenciando un mejor servicio a la ciudadanía.

5. La Secretaría esta radicando todas las solicitudes que llegan a la Secretaría, cuenta con el personal idóneo en el área de Atención al Ciudadano, un líder del proceso que realiza seguimiento a todas solicitudes registradas en el sistema y a la correspondencia física que envía la Secretaría.

A continuación las siguientes recomendaciones para un mejor uso del sistema y la relación con el macroproceso de Atención al Ciudadano:

1. Socializar e involucrar a los funcionarios (rol funcionario SAC) de todas las áreas, de manera que inicien el uso del aplicativo SAC, para dar respuesta eficiente a los requerimientos y hacer seguimiento a las solicitudes realizadas por los ciudadanos, proyectando la cultura de servicio con los compañeros de trabajo y hacia las Instituciones Educativas.

2. Socializar con las Instituciones Educativas el Sistema de Atención al Ciudadano – SAC - en el rol ciudadano, en cuanto a cómo hacer requerimiento Web a través del sistema y el acceso a la información de trámites y preguntas frecuentes que alimente la Secretaría en el aplicativo.

3. Se maneje la planilla de reparto en el área de Atención al Ciudadano y en todas las dependencias, si es necesario, tomado de reportes del aplicativo SAC "exportar" el cual genera en Excel toda la información de los requerimientos que se radican en el sistema, para que pueda realizarse la respectiva entrega de solicitudes a las áreas responsables y poder realizar el seguimiento y control de todos las solicitudes radicadas en el SAC. Adicionalmente, pueden usar el link de "requerimientos" para la relación de la correspondencia radicada en el SAC.

4. Realizar reuniones periódicas de trabajo con las diferentes áreas de la Secretaría para tratar temas generales de la Secretaría con relación a mejoras y ajustes en los procedimientos internos de las mismas, que influyen en la dinámica de respuesta de requerimientos al ciudadano a través del SAC.

5. El Líder de Atención al Ciudadano, debe realizar informes periódicos sobre el estado de las solicitudes radicadas en el Sistema, de manera que se realice seguimiento con las diferentes áreas responsables. Este informe puede generarlo en el Sistema en el link de "Reportes Administrativos".

6. Realizar seguimiento semanal a las dependencias en cuanto a los requerimientos asignados pendientes por finalizar y vencidos, adicionalmente realizar actualización periódica de los ejes temáticos a través del envío del reporte "Lista de ejes temáticos por dependencia" a los jefes de área de manera que validen que ejes temáticos se eliminan, se ajustan, que nuevos se crean y que plazos se ajustas, para que el administrador del SAC pueda realizar el ajuste y así las operadores puedan realizar una asignación correcta de la solicitud. En este momento la Secretaría realiza este procedimiento.

7. Deben validar y ajustar los ejes temáticos o temas que es responsabilidad de cada dependencia con el plazo para dar respuesta, esta información la actualiza el administrador del SAC.

8. Hacer uso de la dinámica del rol operador de segundo nivel el cual se le asigna un funcionario de cada dependencia un acceso operador (Rol operador de segundo nivel), para que pueda realizar reasignaciones en su equipo de trabajo o entre dependencias y realizar seguimiento a las solicitudes asignadas a la respectiva área.

9. Se sugiere que en el momento que las dependencias proyecten respuesta física a los requerimientos radicados en el SAC, identifiquen en el oficio el número de radicación que asigna el sistema, de manera que se pueda realizar seguimiento de la correspondencia que sale de la Secretaría.

10. Definir un horario de atención al público en el área de atención al ciudadano.

11. Implementar mecanismos para el control de acceso de usuarios a la Secretaría.

12. Garantizar los suministros necesarios al área de Atención al Ciudadano.

Convenio: Aida Ojeda, asesora de la Secretaría de Educación, solicitó información por medio escrito sobre la justificación del convenio y sobre si era o no posible realizar el aporte con recursos de la cuota de administración a lo que se le respondió que eso no era decisión del Proyecto y que por lo tanto se le sugería asesorarse en el tema con la Dirección de Descentralización y la Oficina de Planeación del MEN para el tema en particular. El 6 de agosto se envió justificación del convenio y el 10 de agosto se le orientó frente a la consulta que debía hacer a las dependencias del MEN para el tema de la financiación del Proyecto. Hasta el momento no se ha recibido alguna información adicional por parte de la Secretaría.

RRHH

SAC

Financiero

Usuarios Conectados

Tenemos 121 visitantes y ningun miembro en Línea

SP Tab

Avatar Articles Accordion Module

Archivo

Archivo

Aqui podra encontrar todos los documentos, y arcticulos archivados de acuerdo a su fecha de creacion.

Read more...

Secretaría de Educación de Quibdo

Secretaría de Educación de Quibdo

 SISTEMAS DE INFORMACION

Sistema de Información de Atención al Cuidadano SAC:La Secretaría en el mes de mayo radicó 311 requerimientos con una oportunidad en la respuesta del 80 %

Sistemas de Información de Recursos Humanos:El municipio de Quibdó inicio a la par con el departamento de Chocó, y su base de datos se conformó de acuerdo con las actas de certificación firmadas por Gobernador de Chocó y Alcalde de Quibdó. Se han capacitado 9 funcionarios de la Secretaría de Educación municipal con 160 horas totales de formación. Se han realizado tres vistas de acompañamiento y asesoría en la apropiación del sistema.

La Secretaría ha mantenido adecuadas prácticas en el uso del Sistema de Información de Gestión de Recursos Humanos, destacándose por realizar procesos internos de capacitación y asegurar empalmes de funcionarios ante rotación de personal.

Secretaria Municipal de Neiva inició el proceso de pago de la nómina con el Sistema Humano en el mes de Enero de 2009. Para el manejo del Sistema han sido capacitados 7 funcionarios de la Secretaria, con un total de horas de formación de 164. Se realizó por parte de la firma 1 visita de acompañamiento y asistencia en el mes de Abril de 2010.

Sistema de Información de Gestión y control Financiero SGCF: Se realizará la implementación del SGCF en Bogotá del 15 al 19 de Junio, en donde se realizará la Capacitación a funcionarios financieros 3 en total, sobre los beneficios y usos de los aplicativos. Cargue de información – A la fecha se encuentra a Enero/2010 y revisando por parte de la SE la consistencia de la información del mes de de febrero /2010, por encontrar errores durante el proceso de capacitación

Sistema de Información de Gestión de Calidad Educativa SIGCE:Desde el proyecto de implementación del sistema de información de gestión de la calidad educativa SIGCE, el 5 de Marzo se llevó a cabo la jornada para el levantamiento de información requerida por el sistema. En este momento estamos en el proceso de migración de la información que los establecimientos convocados han hecho llegar a la firma implantadora. Del 19 al 23 de abril se llevó a cabo la capacitación en el manejo del sistema, a dos funcionarios de la secretaría de educación.


IMPLEMENTACION DE PROCESOS

Diagnóstico, Diseño e Implementación de Procesos: Se implantaron siete macro procesos

A. Gestión Estratégica

C. Gestión de la cobertura del servicio educativo

D. Gestión de la calidad del servicio educativo en educación preescolar, básica y media E. Atención al ciudadano

F. Gestión de la inspección y vigilancia

H. Gestión del talento humano

L. Gestión de la tecnología informática

Aspectos relevantes ocurrió durante la ejecución del proyecto:

El proyecto NO presentó dificultades que impactaran de manera considerable la ejecución de las actividades, se pudo evidenciar la participación de los servidores en las actividades programadas y si bien se ha tenido que reprogramar talleres relacionados con la administración del cambio, las nuevas fechas fueron cumplidas por la Secretaría. Sin embargo el proceso de atención al ciudadano está limitado al uso de la herramienta SAC, y el subproceso E01.01 Atender, direccionar y hacer seguimiento a solicitudes, no tiene dispuestos los requerimientos necesarios para atender y direccionar a la comunidad educativa que llega a las instalaciones de la Secretaría. En general la Secretaría (en cabeza de la señora Secretaria y la Gerente de Modernización) apoyó y fue muy receptiva en la implantación de procesos y las demás actividades ejecutadas.

Estructura:La Secretaría de Educación se encuentra en la etapa de documentación en la cual se adelanta la recopilación de los actos administrativos sobre la organización administrativa del municipio.


GENTE Y CULTURA

La Secretaría fue objeto del proyecto de acompañamiento organizacional en el cual se buscó desarrollar Proyectos Específicos de Mejora y cultura del mejoramiento y la calidad.

Se recomienda que el Secretario de Educación esté realizando monitoreo de los Proyectos de Mejora Continua que se están implementando en cada uno de los grupos de trabajo, los cuales ayudan la apropiación de los procesos y el fortalecimiento de una cultura de calidad.


ORGANIZACION DE HISTORIAS LABORALES

Se contrató por parte del Ministerio de Educación, la organización 1712 historias laborales. La firma organizó 1650 historias laborales, debidamente ordenadas cronológicamente en un solo expediente, foliadas, con cambio de carpeta y gancho si lo requería y rotuladas según el Pliego de Condiciones. El acta de entrega final y cierre de proyecto se firmó 19 de mayo de 2009 por la Gerente de Modernización Enith Mena Mayo. Se espera que la Secretaría de Educación mantenga la organización de historias laborales a través de la metodología con la que la firma capacitación a funcionarios de la Secretaría de Educación.

Read more...

Secretaría de Educación de Palmira

Secretaría de Educación de Palmira

SISTEMAS DE INFORMACION

Sistema de Información de Atención al Ciudadano: La Secretaría en el mes de Mayo radicó 1 requerimientos con una oportunidad en la respuesta del 0%, con un nivel de uso del SAC bajo.

Sistema de información de Recursos Humanos: El municipio de Palmira implementó el Sistema de Información de Gestión de Recursos Humanos en el mes de agosto de 2008. Con bastantes dificultades en la conformación del equipo de trabajo de la Secretaría. Han sufrido procesos de rotación de personal que han afectado el uso y apropiación del Sistema de Información.

Se han realizado seis visitas de asistencia técnica en sitio, sin embardo durante estas y debido a la rotación de personal se ha trabajado en el procesamiento de la nómina correspondiente al mes de la visita con el fin de evitar problemas y posibles ceses de actividades docentes.

Sistema de Información de Gestión y control Financiero SGCF: Se realiza la implementación del SGCF en Bogotá del 5 al 9 de abril, en donde se realizó la Capacitación a funcionarios financieros 2 en total, sobre los beneficios y usos de los aplicativos. Incumplimiento en la actualización de los periodos siguientes- Atraso de MARZO, ABRIL Y MAYO - 3 meses)

El Señor Secretario recibió entrenamiento y se comprometió con el proceso.

Sistema de Información de Gestión de Calidad Educativa SIGCE: Desde el proyecto de implementación del sistema de información de gestión de la calidad educativa SIGCE, el 1 de Marzo se llevó a cabo la jornada para el levantamiento de información requerida por el sistema. En este momento estamos en el proceso de migración de la información que los establecimientos convocados han hecho llegar a la firma implantadora. Del 12 al 16 de abril se llevó a cabo la capacitación en el manejo del sistema, a dos funcionarios de la secretaría de educación.

Dotación de computadores: en la Secretaría de Educación de Palmira se han realizado 3 entregas de equipos de la siguiente manera, en una primera entrega 3 equipos, una segunda entrega cinco (5) equipos y una tercera entrega seis (6) equipos, para un total de 14 equipos entregados para la secretaría de educación.

Procesos:

Se realizó en dos etapas. En la primera se implantaron cuatro macroprocesos

C. Gestión de la cobertura del servicio educativo

E. Atención al ciudadano

H. Gestión del talento humano

J. Gestión financiera.

En la segunda etapa se están implantados dos procesos:

D. Gestión de la calidad del servicio educativo en educación preescolar, básica y media F. Gestión de la inspección y vigilancia

Fecha de cierre del proyecto: La segunda etapa se finalizó el 19 de noviembre de 2009

Aspectos relevantes ocurrió durante la ejecución del proyecto.

La infraestructura de la Secretaría es crítica, no tiene implementado el SAC y el macroproceso de inspección y vigilancia depende el Ente Territorial.

La Secretaría de Educación dio continuidad al grupo de servidores para el trabajo de implementación y mejoramiento continuo (Tres servidores para el macroproceso de Inspección y Vigilancia y cuatro para le macroproceso de cobertura)

Como se verificó en la primera visita de seguimiento de la interventoría, la capacitación e implementación se realizó con todos los funcionarios, en el puesto de trabajo y en visitas a instituciones educativas, es de resaltar que las visitas se aprovecharon para ejecutar de manera real actividades de los procesos implantados.

Certificación Nacional de Procesos: La secretaría de Educación de Palmira, en los requisitos de gestión en Calidad se encuentra en un 85%. Mientras que en los requisitos técnicos como: Cobertura se encuentra en un 78%, Talento humano en un 76% y en Atención al Ciudadano en un 1%.

Estructura: La Secretaría de educación se encuentra adelantando la revisión y análisis de las recomendaciones presentadas por el proyecto de modernización.

Gente y Cultura: La Secretaría es objeto del proyecto de Intervención Organizacional, el cual se estará iniciando la primera semana de septiembre. En el proyecto está haciendo énfasis en la apropiación de procesos, sistemas de información, desarrollo de habilidades de gestión y cultura de la calidad y el mejoramiento continuo.

Organización de Historias Laborales: Se contrató por parte del Ministerio de Educación, la organización 1891 historias laborales. La firma organizó 1810 historias laborales, debidamente ordenadas cronológicamente en un solo expediente, foliadas, con cambio de carpeta y gancho si lo requería y rotuladas según el Pliego de Condiciones. El acta de entrega final y cierre de proyecto se firmó el 5 de diciembre de 2008 y fue firmada el Gerente de Modernización Juan Carlos Suarez Soto. Se espera que la Secretaría de Educación mantenga la organización de historias laborales a través de la metodología con la que la firma capacitación a funcionarios de la Secretaría de Educación.

Read more...

Secretaría de Educación Zipaquirá

Secretaría de Educación Zipaquirá

SISTEMAS DE INFORMACION

Sistema de Información de Atención al Cuidadano SAC:La Secretaría en el mes de Junio radicó 418 requerimientos con una oportunidad en la respuesta del 61,90 %.con un nivel de uso del SAC medio. Ocupó el puesto No. 72 en el uso del SAC con respecto a las demás SE. Se están radicando mas requerimientos de los mínimos esperados de acuerdo a su Tipología 1 (400). Sin embargo no se están finalizando oportunamente. El líder de atención al Ciudadano de la Secretaria menciona que por problemas de conectividad de internet se dificulta la finalización oportuna. Durante el año se ha mantenido en nivel bajo de uso en SAC.

Sistemas de Información de Recursos Humanos: El municipio de Zipaquirá, certificado en el año de 2009, ingreso al proyecto de modernización en el mes de Enero del año 2010. En la actualidad se encuentra en proceso de término de la implantación y se está gestionando su paso a producción. Actualmente está liquidando la nómina para Docentes y Administrativos conforme a la planta viabilizada. Se encuentran capacitados los usuarios finales en todos los módulos que componen el Sistema. Se relaciona a continuación el nivel de uso de los módulos del Sistema en la Sec Zipaquirá:

  • AH: Administración y Seguridad
  • BS: Bienestar Social
  • CL: Compensación y Laborales
  • ED: Evaluación del Desempeño
  • EO: Estructura Organizacional
  • GE: Escalafón Docente
  • PP: Planta y Personal
  • SO: Salud Ocupacional
  • SP: Selección de Personal
  • SS: Salud y Seguridad

Sistema de Información de Gestión y control Financiero SGCF: Se realizó la visita a la secretaría de Educación del 19 al 21 de Abril de 2010 en donde se realizaron las actividades de Presentación del SGCF, y la Elaboración de la Homologación y levantamiento de información., posteriormente se realiza la implementación del SGCF en Bogotá del 18 al 22 de Mayo, en donde se realizó la Capacitación a funcionarios financieros 2 en total, sobre los beneficios y usos de los aplicativos. Cargue de información – al mes de MARZO de 2010. Visita de Asistencia Técnica: Se realizó visita de asistencia técnica el 6 y 7 de junio de 2010 y se obtuvo la Construcción y cargue de archivos para los meses de Febrero, Marzo y Abril de 2010.

Compromiso: La SE adquirió el compromiso de construir y cargar los archivos correspondientes a los meses de Mayo y Julio a 30 de Julio de 2010.

Sistema de Información de Gestión de Calidad Educativa SIGCE: El proceso de implementación del sistema de información de gestión de la calidad educativa SIGCE, está estructurado en cuatro actividades fundamentales: Sensibilización y diagnóstico: Se llevó a cabo el 17 de Marzo. Levantamiento y migración de información: Está en proceso. Capacitación funcional en Bogotá: Se llevo a cabo en la semana del 26 al 30 de Abril con la asistencia de dos funcionarios de la SE. Capacitación funcional en sitio: No iniciada


IMPLEMENTACION DE PROCESOS

Diagnóstico, Diseño e Implementación de Procesos: La implementación de procesos se ha visto impactada de manera negativa debido a la falta de personal destinado a los procesos. No se cuenta con la disponibilidad de personal para ejecutar actividades de: A02. Formulación y aprobación del plan de desarrollo educativo, A04. Evaluación de resultados, D01. Gestión de la evaluación educativa; H04. Administración de carrera

Certificación Nacional de procesos:La Secretaría de Educación de Zipaquirá no tiene programado el diagnóstico.

Read more...

Secretaría de Educación Municipal de Villavicencio

Secretaría de Educación Municipal de Villavicencio

SISTEMA DE INFORMACIÓN

Sistema de Información de Atención al Ciudadano:La Secretaría en el mes de agosto radicó 1348 requerimientos con una oportunidad en la respuesta del 70%

Sistema de información de Recursos Humanos:Esta secretaría de Educación adelantó el proceso de implementación del Sistema de Información de Recursos Humanos en el mes de Febrero de 2008, iniciando con los módulos que apoyan los procesos de Administración de Nómina y Planta de Personal. A mediados de 2008 se realizó la implantación de los módulos restantes, los cuales han sido actualizados por la secretaría, especialmente los módulos que apoyan el proceso de administración de carrera.


PROCESOS

Diagnóstico, Diseño e Implementación de Procesos:La Secretaría de Educación finalizó las etapas de: capacitación, implantación, auditorías, mejoramiento continuo y estructura.


ESTRUCTURA

La Secretaría de Educación cumplió con todas las etapas establecidas en estructura. La asamblea aprobó la estructura con fecha de 27 de agosto de 2009. Actualmente, adelantan proyección de actos administrativos para implementar la estructura adoptadas.


GENTE Y CULTURA

La Secretaría es objeto del proyecto de la etapa de acompañamiento organizacional en la cual se busca desarrollar Proyectos Específicos de Mejora y cultura del mejoramiento y la calidad. El proceso iniciará la última semana de septiembre.


ORGANIZACION DE HISTORIAS LABORALES

Se contrató por parte del Ministerio de Educación, la organización 2641 historias laborales. La firma organizó 2757 historias laborales, debidamente ordenadas cronológicamente en un solo expediente, foliadas, con cambio de carpeta y gancho si lo requería y rotuladas según el Pliego de Condiciones. El acta de entrega final y cierre de proyecto se firmó el 22 de Julio de 2008 de acuerdo al acta de entrega final y cierre del proyecto firmado por la Gerente de Modernización Zahadía Vélez. Se espera que la Secretaría de Educación mantenga la organización de historias laborales a través de la metodología con la que la firma capacitación a funcionarios de la Secretaría de Educación.

Read more...
Facebook - Twitter - Google +
© JoomAvatar.com

Videos

MultimediaBox Module

Multimedia Box plugin is not installed

otra

prueba

RSS

Loading feeds...

Custom Logo Design Service